朝の保育園の玄関で、受付の机に立つ事務担当者が、来園した保護者ににこやかに名札を手渡している場面

保護者対応・おたより作成2026-09-26 01:12約13分

保育参観・保育参加の案内と受付｜当日あわてない段取りと文例

保育参観の日の朝、8時50分。

開始は9時半なのに、門の前にはもう保護者の方が何人も並んでいます。受付の机には名簿が1枚。「◯◯です」と名乗られるたびに名前を探して、丸をつけて、名札を渡す。そのあいだにも「下の子を連れてきたんですけど、入っていいですか」「車はどこに停めれば」「写真は撮っていいんですよね」と、次々に声がかかります。

気づけば、名簿のどこまで丸をつけたか分からない。名札が足りるかも怪しい。保育室の中では、先生たちが子どもの様子を見ながら、ちらちらと玄関のほうを気にしている——。

参観の当日にバタバタしてしまうのは、準備が足りないからではありません。当日その場で決めていることが多すぎるからです。

結論：保育参観・保育参加の段取りは、①案内の時点で「聞かれそうなこと」に先に答えておく／②受付は「名簿・名札・案内1枚」の3点セットにする／③入れた人と出た人を、同じ名簿で数える。この3つを押さえておけば、当日の受付は「その場で判断する場所」から「確認して通す場所」に変わります。

一度に全部そろえなくて大丈夫です。まずは、何が起きているかから一緒に見ていきましょう。

何が起きているか──受付が「質問窓口」になっている

参観の受付が混むのは、人数が多いからだけではありません。多くの場合、受付の机が、当日の質問の窓口も兼ねてしまっているからです。

当日の朝、受付ではこんなことが同時に起きています。

名簿で出欠を確認している
名札（来園者証）を渡している
兄弟児の同伴や撮影の可否など、「聞いていなかったこと」への返事をしている
誰が園内に入っていて、誰がもう帰ったのかを把握しようとしている

このうち、受付でしかできないことは「確認」と「名札を渡す」だけです。同伴・撮影・駐車場・持ち物のような質問は、案内文の段階で答えておけば、当日はほとんど聞かれません。

もうひとつ、受付には大事な役割があります。園に出入りする人を把握することです。参観の日は、ふだん園にいない大人がたくさん出入りします。誰が入っていて、誰が出たのか。これを受付の名簿で押さえておくことは、子どもたちの安全を守ることにそのままつながります。

「保育参観」と「保育参加」で準備が変わる

言葉が似ていますが、園の準備は少し変わります。自園がどちらをやるのか、案内の前に確認しておきましょう。

	保育参観	保育参加（保育士体験など）
保護者の過ごし方	保育室の後ろや廊下から、ふだんの様子を見る	子どもたちの中に入って、一緒に遊んだり給食を食べたりする
人数の形	1日にクラス全体の保護者が来ることが多い	1日に数組ずつ、日程を分けて受け入れることが多い
事務の中心	当日の受付と人の流れ	日程の割り振りと、1日ごとの受け入れ準備
事前に決めること	時間帯、見る場所、同伴・撮影の可否	受け入れ日と1日の組数、服装、給食の有無と費用、過ごし方の流れ

保育参加は、1日に受け入れる組数を少なくして、何週間かに分けて行う園が多いです。その場合は、事務の仕事の中心が「日程調整」になります。希望日の取り方は個人面談・保護者会の日程調整、集まりやすい案内の作り方の考え方がそのまま使えます。

給食を一緒に食べる形なら、保護者の分の給食の有無と費用、食物アレルギーの有無も、申し込みの時点で聞いておくと調理室が助かります。

案内の時点で、先に答えておくこと

当日の質問を減らすいちばんの方法は、聞かれる前に書いておくことです。参観の案内で、よく聞かれることを並べてみます。

時間：受付開始、参観の開始・終了。「受付は◯時からです」と、開門の時刻も書く
場所：どこから入るか（正門・通用口）、どこで受付をするか
兄弟児の同伴：できるか、できないか。できる場合の注意
撮影：写真・動画を撮ってよいか。撮る場合の範囲（わが子のみ、SNSには載せない等）
駐車場・駐輪場：使えるか、使えない場合の代わり
服装・持ち物：上履き（スリッパ）、名札を下げやすい服装、保育参加なら動きやすい服
体調：発熱や咳があるときは、無理をせず別日にしてもらうお願い
子どもの様子：保護者がいると甘えたり泣いたりすることがあります、という一言

いちばん聞かれるのは、兄弟児の同伴と撮影です。この2つは、案内文に「できる／できない」をはっきり書いておくのがおすすめです。「ご遠慮ください」とだけ書くより、理由を一言添えると受け取られ方がずいぶん変わります。

撮影については、他の子の写り込みの配慮も含めて保育園の行事写真とSNS投稿｜他の子の写り込みをお願いで防ぐ文例に文例をまとめています。駐車場を使えない園は、保育園の送迎の駐車・駐輪｜近隣の苦情への対応と保護者へのお願いの案内の仕方も参考になります。

そのまま使える案内文例（保育参観）

【保育参観のご案内】

いつもご協力ありがとうございます。
ふだんの園での様子を見ていただく、
保育参観を下記のとおり行います。

■ 日時　◯月◯日（◯）
　受付　9時15分〜9時30分（正門横の受付にお越しください）
　参観　9時30分〜10時30分

■ 当日の流れ
　1. 正門横の受付で、お名前をお伝えください
　2. 来園者用の名札をお渡しします。園内では首から下げてください
　3. お帰りの際も受付にお声がけいただき、名札をご返却ください

■ お願い
　・兄弟姉妹のお子さんのご同伴は、保育室が狭いため
　　ご遠慮いただいています。
　・写真・動画の撮影は、ご自身のお子さんのみでお願いします。
　　他のお子さんが写ったものはSNS等に載せないでください。
　・駐車場はございません。徒歩・自転車でお越しください。
　・上履き（スリッパ）をお持ちください。
　・発熱や咳などがあるときは、無理をなさらず担任にご相談ください。
　　別の日にご覧いただけるよう調整します。

■ お子さんの様子について
　保護者の方がいると、うれしくて甘えたり、
　いつもと違う様子になったりすることがあります。
　それも、お子さんの大切な姿です。どうぞ温かく見守ってください。

ご参加の有無を、◯月◯日（◯）までに
連絡アプリの出欠フォームでお知らせください。

◯◯保育園

出欠の取り方や、締め切りを守ってもらう工夫は行事の案内・出欠確認、伝わって集まる連絡文の作り方に詳しく書いています。

受付は「名簿・名札・案内1枚」の3点セット

受付の机に置くものは、少ないほど回ります。基本はこの3つです。

1. 名簿（出欠確認用）

クラスごとに1枚。子どもの名前の五十音順に並べる（保護者は子どもの名前で名乗ることが多いので、探しやすい）
欄は「来園者名」「入った時刻」「名札番号」「出た時刻」の4つあれば十分
出欠の返事がなかった家庭は、あらかじめ印をつけておく

2. 名札（来園者証）

番号つきのものを、来園予定の数より少し多めに用意する
名簿に「何番を渡したか」を書くと、返却の確認が一瞬で終わる
職員と見分けがつく色にしておくと、園内で「この方は誰だろう」が起きにくい

3. 案内1枚（掲示）

受付の横に、案内文の「お願い」の部分だけを大きく掲示する
同伴・撮影・お手洗いの場所など、口で何度も説明することを紙に任せる

受付の担当は、できれば2人。1人が名簿と名札、もう1人が案内と誘導です。1人しか出せない日は、開始10分前から保育室の職員に1人だけ応援に来てもらうと、いちばん混む時間を越えられます。

保育参観の当日の流れを、受付で名簿を確認する場面、名札を下げて保育室で参観する場面、帰りに名札を返す場面の3つで示した図 — 入るときと出るときの両方で、同じ名簿を使って数える。これだけで「誰が園内にいるか」がいつでも分かります。

入れた人と出た人を、同じ名簿で数える

受付でいちばん大事なのは、実は帰りの受付です。入るときは誰でも受付を通りますが、帰るときは、そのまま門を出てしまう方が少なくありません。

名札を返してもらう形にしておくと、「名札の返却＝退出の確認」になります。参観の終わりの時刻に、名簿の「出た時刻」が空欄の人を数えれば、まだ園内にいる人が分かります。

合わせて、次のことも決めておくと安心です。

門の開け閉め：受付の時間だけ開けて、参観中は閉める。途中で来た方は、インターホンで受付に回ってもらう
名簿にない方が来たとき：祖父母や親戚の方などが来園したときに、入ってもらってよいか。案内文に書いておき、当日の判断を受付の担当者ひとりに背負わせない
終わったあとの名簿：来園者の名前が載った書類なので、使い終わったら保管の場所と期間を決めておく

名簿の保管の決め方は保育園の個人情報、保管と共有のルールを整える基本にまとめています。

「入った人・出た人を数える」というと、少し堅く聞こえるかもしれません。でもこれは保護者を疑うためのものではなく、ふだんいない大人がたくさんいる日に、子どもたちの周りをいつもどおり落ち着いた場所にしておくための仕組みです。案内文に「安全のため、入退園の受付にご協力ください」と一言書いておけば、ほとんどの方は気持ちよく協力してくださいます。

終わったあとにやること

参観が終わったら、次の3つだけ済ませておきます。

名簿の確認：名札が全部戻っているか、出た時刻の空欄がないか
アンケート・感想の回収：用紙なら回収箱を受付に置く、フォームならその日のうちに一斉連絡でお願いする
気づいたことのメモ：混んだ時間帯、多かった質問、足りなかったもの。数行で十分

3つ目のメモが、次の参観をいちばん楽にしてくれます。「受付開始の10分前に行列ができた」「同伴の質問が多かった」——こういう一行があるだけで、来年の案内文をどこに足せばいいかが分かります。

保護者から「見られなかった」「子どもが泣いてしまって心配」などのご意見をいただくこともあります。まずはお話を受け止めて、担任とも共有しながら返事をする形にしておくと落ち着きます。一次対応の順番は保護者の苦情、最初の一次対応で慌てないための順番にまとめています。

明日やること

明日ひとつだけやるなら、次の参観の「当日の段取りメモ」を1枚だけ作ってみることです。15分あればできます。

【保育参観・保育参加 当日の段取りメモ】

■ 行事名：　　　　　　　　　　　 実施日：　　月　　日
■ 形：□保育参観　□保育参加（1日　　組まで）

■ 時間
　開門・受付開始：　　時　　分
　参観の開始・終了：　　時　　分　〜　　時　　分
　門を閉める時刻：　　時　　分

■ 受付
　場所：　　　　　　　　 担当：　　　　　・　　　　　
　混む時間の応援：　　　　　（　　時　　分〜）

■ 用意するもの
　□ クラス別の名簿（子どもの名前の五十音順）
　□ 番号つき名札　　枚（予定数＋予備　　枚）
　□ 受付横の掲示（同伴・撮影・お手洗い）
　□ ペン・クリップボード・名札の返却かご

■ 決めておくこと
　同伴（兄弟児）：□可　□不可
　撮影：□可（わが子のみ・SNS不可）　□不可
　名簿にない方の来園：　　　　　　　　　　　
　駐車場：□あり　□なし（案内先：　　　　　　）

■ 終わったあと
　□ 名札の返却と名簿の空欄を確認
　□ アンケートの回収（用紙・フォーム）
　□ 気づいたことのメモ（次回へ）

書けたら、園長・主任と担任の先生に見てもらってください。「この段取りでいいですか」と5分確認するだけで、当日の朝の空気が変わります。