保育園の補助金、内示・交付決定から額の確定までの流れを整理するチェックリスト

• 今年度に動いている補助金を、1枚の表に書き出したか
• 前年度の分で、額の確定や精算が終わっていないものも入れたか
• それぞれの「今の段階」が埋まっているか
• 内示の段階のものを、交付決定前に発注・購入していないか
• 交付決定通知書の決定額・対象期間・条件を書き写したか
• 「変更するときは事前に承認を受ける」などの条件に、付せんなどで目印をつけたか
• 中身や金額が変わりそうなものを、使う前に窓口へ相談したか
• 領収書や契約書を、日付と宛名を確認しながら保管しているか
• 実績報告の締切を、表とカレンダーの両方に入れたか
• 額の確定の通知が来たら、受け取った額と比べているか
• 請求や返還が必要なとき、その期限を会計の担当者に共有したか
• 精算まで終わった補助金を「完了」にして、書類を保存年限に沿って保管したか

補助金の通知は、どれも金額が大きくて、言葉もかたくて、開けるたびに少し身構えてしまうものです。でも、手続きの流れそのものは、どの補助金でもだいたい同じ1本の線です。今どこにいるかがわかれば、次にやることはひとつに絞れます。

補助金をきちんと受け取って、きちんと報告する。それは、園の修繕や新しい備品、職員の手を増やすことにつながる、子どもたちの毎日を下から支える仕事です。表に出にくい事務の机の上で、園の安心はちゃんと形になっています。

まずは1枚。明日、動いている補助金を書き出すところから始めてみましょう。