保育園の事務室で、養成校から届いた実習依頼の封筒と書類を机に広げ、カレンダーを見ながら受け入れの日程を考えている事務担当者
労務・シフト・処遇改善約15分

保育園の実習生受け入れ｜事前準備と当日の事務、必要書類の整え方

八月の午後、養成校から封筒が届きます。中身は実習依頼の一式。日程の候補、実習の種類、学生の名前、そして「ご承諾いただける場合は同封の書類にご記入のうえ、◯月◯日までにご返送ください」の一文。

園長に見せると「うん、受けよう」。それで話は終わって、封筒は事務の机の上に残ります。受け入れることは決まったけれど、何をどの順で用意するのかは、誰も教えてくれない。前回の記録を探しても、去年の担当者が別の書き方をしていて、そのまま真似していいのか分からない。

そうやって、依頼の封筒を横に置いたまま数日が過ぎてしまう——というのは、園の事務ではとてもよくある光景です。実習の受け入れは毎年あるのに、年に数回しか触らないから手順が体に残らない仕事の代表格だからです。

結論：受け入れの事務は、先に3点だけ固めれば、あとは順番に流れます。①誓約書（守秘義務）②健康の確認 ③保険の加入。この3つを実習が始まる前にそろえて、あとは「当日の段取り」と「終わったあとに返す書類」を押さえるだけです。逆に言えば、この3点を後回しにすると、初日の朝に慌てることになります。

そしてもうひとつ。実習生を受け入れる園は、それだけで保育の担い手を育てている側にいます。手間はたしかにかかりますが、これは園の余計な仕事ではなく、業界全体を回している仕事です。

いま園で起きていること｜受け入れの事務が慌ただしくなる3つの理由

段取りが悪いわけではありません。この仕事は、構造的にバタつきやすくできています。

だから、うまくいっている園がやっていることは、実はひとつだけです。「毎回ゼロから考えない」ための紙を1枚持っている。この記事は、その1枚を作るための材料だと思ってお読みください。

まずここから｜受け入れ前にそろえる3点

実習の受け入れ前にそろえる3種類の書類を机の上に左から順に並べ、事務担当者が確認している図
悩みどころはいろいろありますが、実習が始まる前に必ず手元に置きたいのはこの3つです。

1. 誓約書（守秘義務）

いちばん先に用意するのがこれです。養成校の様式に含まれていることも多いので、まず届いた一式の中にあるかを確認してください。なければ、園の様式を1枚作っておくと毎回使えます。

盛り込みたいのは、次のあたりです。

ここは、実習生を疑って書くものではありません。学生さんは「どこまでがダメなのか」を知らないだけです。「友達に今日あったことを話すのもダメですか」と真剣に聞かれることもあります。だから、禁止事項を並べるより、初日のオリエンテーションで一緒に読み合わせるのがいちばん効きます。園の情報の扱いは個人情報の保管と共有のルールと同じ考え方で、写真の扱いは写真と肖像権の同意ともつながります。

2. 健康の確認

何をどこまで求めるかは、園によって差があるところです。だからこそ、受け入れを決めた段階で園長と決めて、次回のために書き残しておきたい項目でもあります。

職員の健診とは別の話ですが、書類の置き場所と保管の考え方は職員に準じると整理しやすいです（職員健康診断とストレスチェック）。

3. 保険の加入

実習中に、実習生自身がけがをしたとき。実習生の関わったところで、子どもがけがをしたとき。 この2つに備えるのが保険です。ここは受け入れ側が確認しておかないと、いざというときに「どこに連絡すればいいのか」が分かりません。

そして、実習中に何かが起きたときの記録は、職員の場合と同じように残します。事故・ヒヤリハットの記録の様式をそのまま使えば十分です。

受け入れが決まってから初日までの段取り

3点がそろったら、あとは順番に片づけていくだけです。依頼を受けてから初日までを、4つのかたまりにしてみます。

① 依頼を受けて、返事をする（受け入れの1〜2か月前）

② 実習生と連絡を取る（2〜3週間前）

多くの養成校では、学生本人から園に電話をして事前訪問の約束を取る決まりになっています。その電話は、たいてい事務が受けます。学生さんは緊張していて、名乗るだけで精一杯ということもあります。「◯◯保育園です、実習のご連絡ですね」と先に言ってあげると、そこから先がスムーズです。

事前オリエンテーションで伝えることを、1枚の紙にしておくと毎回使えます。

③ 園の中を整える（1週間前〜前日）

④ 初日の朝（当日）

見落としやすいのは、終わったあと

実習が終わると、園の空気は「無事に終わってよかった」に切り替わります。事務の仕事が残るのは、そこからです。

返す書類は、たいてい3種類あります。そしてそれぞれ締切が違うのが厄介なところです。

返すもの誰が書くかよくある形
出勤簿・実習時間の証明事務・園長最終日に押印して実習生に渡す
実習日誌実習担当の職員日々コメントを書き、最終日までに返す
実習評価票園長・実習担当後日、園から養成校へ直接郵送の指定が多い

いちばん遅れやすいのが評価票です。実習生の手を離れているぶん、催促してくれる人がいないからです。実習が終わった日に、返送の期限を担当者の予定表に書き込む。これだけで、養成校からの問い合わせがなくなります。

そして最後に、次回のために記録を残します。園に残しておきたいのは、この程度で十分です。

受け入れの記録は、指導監査で必ず見られるという種類のものではありません。ただ、園として外部の人を受け入れた事実と、そのときどう安全を確保したかが分かる形になっていると、聞かれたときに落ち着いて説明できます。保管の年限は園の文書保存の一覧に合わせて決めておきましょう。

種類が違えば、必要なものも違う

「実習生の受け入れ」とひとくくりに呼びますが、中身はけっこう違います。依頼が来たとき、まずどれなのかを見分けると、必要な準備が絞れます。

見分けがつきにくいときは、依頼書の中に「養成校の担当教員名」があるかどうかを見てください。あれば養成校が窓口として動いてくれます。なければ、園が主導する受け入れです。

チェックリスト（コピーして使えます）

実習の受け入れが決まったら、上から順に潰していくだけで一通りそろいます。一度に全部やらなくて大丈夫です。

受け入れを決めるとき

始まる前にそろえる3点

初日までの準備

終わったあと

保育園の玄関で、実習を終えた学生が職員に頭を下げてあいさつし、事務担当者が笑顔で見送っている場面

実習の受け入れは、園にとって直接お金になる仕事ではありません。むしろ、忙しい時期に手間が増えます。書類をそろえて、職員に頭を下げて日程を調整して、最後は評価票を書いて郵送する。誰かに褒められるわけでもない仕事です。

けれど、実習を終えた学生さんが最終日に「この園みたいなところで働きたいです」と言って帰っていくことがあります。それは、担任の保育がよかっただけではありません。初日の朝に迷わず入口にたどり着けたこと、名札が用意されていたこと、休憩場所があったこと——その一つひとつが、「ここは人を大事にする園だ」という感触になっています。それを準備したのは、事務室のあなたです。

明日、まずやることをひとつだけ挙げるなら、去年の実習の書類を1か所に集めてみることです。誓約書の様式が1枚出てくるだけで、次の受け入れはずいぶん軽くなります。毎年ゼロから思い出す仕事を、来年のあなたに渡さなくて済みます。

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